Tu dois très certainement être submergé(e) de travail.

Entre la création, la compta, la comm’, les mises à jours de tes espaces de ventes virtuels, les expos, les colis à préparer etc, tu ne sais plus où donner de la tête.

Toutes ces casquettes te prennent beaucoup de temps.

Tes to-do list se rallongent et tu désespères d’en voir le bout.

Parfois, tu loupes même des échéances importantes malgré que tu te sois peut-être organisé(e) comme je te l’explique dans les articles « Organise ton année pour vendre plus ! » et « Organise tes expos et événements commerciaux pour vendre plus ! ».

Dans ce cas, as-tu pensé à avoir un/une stagiaire ?

En tant qu’auto-entrepreneur tu as parfaitement le droit !

Je ne parle pas de stagiaire en création car personne ne peut créer à ta place. Mais de stagiaire en marketing et en communication ou en vente par exemple.

J’ai « embauché » un stagiaire en 2016 pour Les Pies Bavardes et j’en avais pour ma marque La Dame de Lys (ndlr: feu ma marque de bijoux). Je vais donc te faire part de mon expérience et t’expliquer comment trouver et avoir un/une stagiaire.

Qu’est-ce qu’un stage, que peut faire un stagiaire

La CCI nous dit qu’un stage est une:

« Période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil, selon l’article L0124-1 et suivants du code de l’éducation. »

Un(e) stagiaire n’est donc pas là pour être formé(e) mais bien pour appliquer ses acquis et en tirer des compétences professionnels.

Cependant, il ne faut pas se leurrer, un(e) stagiaire aura toujours besoin que tu l’aiguilles dans son travail et que tu le/la formes parfois.

D’ailleurs un(e) stagiaire n’a pas le droit d’être seul(e) à son poste (sauf en cas de télétravail).  Don si par exemple tu embauches un(e) stagiaire en vente pour t’aider sur tes stands ou vendre dans ta boutique, il ou elle n’a pas le droit d’y être seul(e).

Au sujet des tâches que le/la stagiaire peut accomplir, la CCI nous renseigne encore:

« Le stage ne peut avoir pour objet : l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ; l’accroissement temporaire de l’activité de l’organisme d’accueil ; l’occupation d’un emploi saisonnier ; le remplacement d’un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail (C. éduc. art. L. 124-7). De même, il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité (C. éduc, art. L. 124-14). Ne pas confondre les stages avec : les périodes en entreprise des apprentis et jeunes en contrat de professionnalisation ; les visites, séquences d’observations et stages des mineurs de moins de 16 ans ; les stages de la formation professionnelle continue ; les jobs d’été. Depuis le 1er septembre 2010, les stages hors cursus pédagogique sont interdits (décret n°2010-956 du 25 août 2010). La finalité et les modalités du stage doivent donc être définies dans l’organisation de la formation et le stage doit faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant et donner lieu à une évaluation de la part de l’établissement d’enseignement. »

Sur une plan perso, je te dirais qu’un(e) stagiaire fait du bien si tu gères bien la situation. Ça te permet de te soulager d’une partie de ton travail.

Sans compter que devoir faire un recrutement et du management, donne confiance en soi et permet d‘apprendre à déléguer.

Comment trouver une/un stagiaire ?

Le travail de préparation

Avant toute chose, tu dois réfléchir à tes besoins.

Tu as besoin d’aide pour organiser un gros événement ? Pour établir un plan marketing -une liste d’action pour arriver à un objectif que tu t’es fixé(e) comme vendre plus pour telle fête ou augmenter ton CA sur une année- ? Pour créer une campagne de communication – établir un série d’action pour faire connaitre ta marque-? Pour rédiger tes articles de blog et gérer ta fanpage ? Pour démarcher et prospecter des boutiques ? Alors, il te faut un(e) stagiaire en école de marketing et de communication.

Tu as besoin de créer de nouveaux visuels pour ton entreprise comme des logos, cartes de visite ? Il te faut un(e) stagiaire en graphisme.

Tu as besoin d’aide dans ta boutique ou sur tes stands ? Alors il te faut un(e) stagiaire en vente.

Pour te donner des exemples concrets, voici les missions que j’avais donné à mes stagiaires pour La Dame de Lys (ndlr: feu ma marque de bijoux):

• organisation d’une vente privée avec communication sur l’événement (création et distribution des flyers)
• recherche de partenaires potentiels (prospection), contact des partenaires potentiels par mails et réponses
• recherche de salons de créateur et préparation des dossiers d’inscription
• étude de marché avec création de sondage et prise de réponses dans la rue, analyse et présentation de leur résultat
• contact presse avec communiqué de presse qu’on avait fait ensemble et suivi

Une fois que tu as réfléchis à tes besoins et définis quel type de stagiaire il te faut, il faut que tu définisses:

• le profil du candidat que tu souhaites (qualités, diplômes, expériences…).
• les missions que tu vas lui donner. En général, il y a une mission principale valorisante pour lui et pour toi, et des missions secondaires un peu moins cool.
• la durée du stage (peut-être la rémunération), les horaires, la responsabilité

Concernant la durée, sache qu’à partir de 2 mois de stage consécutifs ou non dans une année scolaire ou universitaire, tu es obligé(e) de rémunérer ton stagiaire. D’ailleurs, dans ce cas on ne parle pas de rémunération mais de gratification.

Personnellement, j’ai proposé une gratification de 100€ pour mon stagiaire. C’est pas grand chose, mais ça fait toujours plaisir. Pour les stagiaires que j’avais à l’époque de La Dame de Lys, je n’avais pas moyen de les payer, du coup je leur offrais un bijou ou un accessoire de leur choix.

Si tu souhaites garder ton stagiaire plus longtemps, tu n’as pas le droit de lui proposer une période de plus de 6 mois et le montant horaire minimal de sa gratification est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 3,60€.

Dans ton travail de préparation, pense aussi à déterminer des créneaux pour les entretiens, ça évitera les complications d’organisation !

Ton annonce

Quand tu es au point sur ton « projet stage », tu peux t’atteler à la rédaction de l’annonce. Il faut qu’elle soit vendeuse pour attirer des bons profils. Pense à définir une date limite pour le recrutement, sinon tu n’en finiras jamais et ça motivera les intéressées à te contacter rapidement.

Après ça, tu diffuseras ton annonce soit sur des sites d’annonces (voir liste ci-dessous) soit en contactant des écoles qui ont le type de stagiaire que tu recherches.

Personnellement, j’ai toujours opté pour la deuxième option.

Par exemple, pour trouver mon stagiaire actuel, je suis allée sur Google et j’ai tapé « école marketing Strasbourg ». Je suis allée sur les sites des écoles et j’ai recherché un onglet sur les stages. J’en ai toujours trouvé. Ils y expliquent les périodes de stages et comment recruter avec souvent une adresse mail de contact direct vers la personne en charge des recrutements. J’ai même trouvé une école qui avait un espace de recrutement sur son site, où j’ai pu déposer mon annonce. C’est d’ailleurs de cet établissement que j’ai eu le plus de réponses !

Voici à ce jour la liste des sites qui proposent de passer gratuitement des annonces:
– www.jobs-mkg.com
– www.kapstages.com
– www.jobetudiant.com
– www.en-stage.com
– www.studyrama.fr
– www.infostages.com
– www.recrut.com
– FashionJobs.com France – Le site emploi des professionnels de la mode, du luxe et de la beauté

Comment accueillir mon/ma stagiaire

• Quand ton annonce est diffusée, tu reçois assez rapidement des réponses. Fais un choix parmi les CV et lettres de motivations et convoque les candidats pour un entretien. Tu leur expliques précisément ce que tu attends d’eux pour qu’ils/elles sachent si ça les intéressent vraiment. Tu les écoutes pour apprendre à les connaitre et savoir si le profil colle à ce que tu recherches. A la fin de ton entretien, précise toujours quand tu donneras ta réponse définitive.

• Alors, je te fais un révélation, rien que pour toi: le Père Noël n’existe pas ! Si si, j’te jure ! Du coup, le stagiaire parfait qui te fera le boulot d’un salarié non plus ! Alors, recrute le stagiaire qui répond au maximum de tes critères et ne soit pas trop exigeant(e) dans tes critères de sélection.

• Lorsque tu as choisis ton stagiaire, tu dois OBLIGATOIREMENT établir une convention de stage entre vous deux et son établissement scolaire ou universitaire. De même, à la fin de sa période de stage, tu devras faire une évaluation écrite pour l’établissement scolaire ou universitaire du stagiaire. Cette valuation peut servir à le noter ou pour ses examens.

• Préviens ton assureur de la présence du stagiaire. Normalement c’est prévu dans ta RC pro. Tu n’as pas d’autres déclarations à faire pour ton stagiaire.

• Soit toujours accueillant(e) et attentive/attentif à ton stagiaire. Le premier jour, prévois de faire un petit RDV pour refaire des présentations (plus approfondies) et lui expliquer ses missions. Ensuite, prévois des RDV  hebdomadaires pour faire le point sur l’avancement du stage et le travail à effectuer dans les jours à venir.

• Si tu comptes garder ton stagiaire plus de 2 mois et donc, le rémunérer, voici un simulateur de calcul pour son salaire : www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire

Tu trouveras des infos plus détaillées sur le site de la CCI de Paris : www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/rh/newsletter-capital-rh-stage-en-entreprise ou du gouvernement : www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits

Tu pourrais penser qu’avoir un stagiaire est une perte de temps, mais plus tu avanceras dans le stage, plus ton stagiaire deviendra autonome.

Et puis comme dit, ce n’est pas un salarié diplômé, ne soit pas trop exigeant(e). D’autant plus que pour des stages de moins de 2 mois (donc, non rémunérés) tu ne trouveras pas de stagiaires en fin d’étude qui ont déjà de d’expérience (ou très rarement). Mais plutôt des stagiaires de 1ère ou 2ème année qui n’en ont que très peu.

Cependant, je n’ai jamais été déçue par mes stagiaires, bien au contraire ! Les métiers créatifs comme les nôtre les intéressent beaucoup et du coup, ils sont ultra motivés. Alors, tente le coup !