Comme tu as pu le lire dans le précédent article « Comment organiser ton année complète pour vendre plus ! » organiser son année est vital pour faire plus de chiffre.

Organiser tes expos et tes événements aussi ! Pour être sûr de ne rien oublier, que ce soit en préparation ou le jour J, il vaut mieux tout prévoir le plus efficacement possible. Comme ça, le jour J, tu seras concentrée sur la vente et tout marchera comme sur des roulettes !

Je te propose donc un 2ème article, dans lequel je te dévoile une méthode pour organiser au mieux chaque événement qui t’attend !

Pour organiser et préparer chaque événement de ton année, tu vas mettre en place un plan d’action. C’est à dire faire un plan, une liste à suivre, des différentes étapes ou actions que tu as besoin de mettre en place pour réussir ton projet, sa comm, sa distribution et sa publicité.

Prendre le temps de réfléchir à ce qu’il faut faire est un véritable plus. C’est tout aussi important que la qualité de ton travail.

Je te délivre ci-dessous une méthode de plan d’action.

Bien entendu, tu n’es pas obligée de la suivre, je ne cherche pas à organiser une secte à la pensée unique.  C’est pour te donner une idée de comment t’organiser au mieux que je te l’écris. Chacune ou chacun d’entre vous peut personnaliser cette méthode et / ou en prendre uniquement ce dont il/elle a besoin.

Cette méthode te fait commencer la préparation de ton événement toujours deux mois minimum avant son commencement.

Je te recommande d’utiliser un crayon de papier pour t’organiser, comme ça tu pourras toujours gommer pour ré-écrire les changements qui auront lieu entre temps.

Ton plan d’action pour organiser tes événements et vendre plus

Étape 1 : 2 mois avant l’événement à venir

• Réfléchis à l’offre que tu vas proposer. Commande personnalisée ? Série limitée spéciale ? Emballage spécial ? Frais de port offerts pour l’événement ? Réduction sur certains produits ? Mets tout ça par écrit et fais le tri pour ne garder qu’une ou deux idées. J’ai tendance à penser que trop d’offre tue l’offre. Si tu en fais trop, tu passes pour un(e) créatrice/teur désespérée qui veut vendre à tout prix et c’est pas comme ça que tu auras la confiance de tes clients. Ni de clients tout court d’ailleurs.
• Choisis l’offre plus adaptée à ta clientèle cible. Si elle correspond à une catégorie socio-professionnelle à petits revenus, tu mets un jeu ou un concours avec des bons de réductions à gagner par exemple ou des frais de port offerts. Si ta clientèle est plutôt jeune et branchée, propose un évènement virtuel (vente privée en ligne etc). Si ta clientèle est plus locale, distribue des flyers promotionnels de ta marque dans la rue et les commerces de ta région, ou propose un évènement réel comme une vente privée dans ton atelier par exemple. Bref, fais ton offre et ta pub de façon efficace, ciblée et adaptée à ta clientèle.

Décris les différentes étapes à venir pour lancer ton offre avec ton crayon et aide toi du planner 2017.

• Si tu décides de ne pas lancer d’offres spéciales mais juste de booster tes ventes grâce à l’événement en lui-même, c’est possible ! Tu peux annoncer à tes clients via ton blog que tel événement arrive et en profiter pour faire un coup de comm. Réfléchis si tu vas distribuer des flyers publicitaires ? Si oui quand et avec quoi ? Est ce qu’il te faut un shooting photo ? Quand tu vas commencer à faire la promo de l’événement? Est-ce que tu crées plus ou pas pour cet événement? Tu peux choisir de mettre en avant certains types de produits qui sont déjà dans ta boutique en ligne ou boutique physique et qui colleraient à l’événement.
• Vérifie ton stock de matière première si tu dois créer plus, as-tu ce qu’il te faut ? Si non, commande maintenant pour ne pas être pris(e) au dépourvu (les fournisseurs peuvent être plus sollicités à l’approche de certaines fêtes et ne plus avoir assez de stock ou mettre plus de temps à envoyer les commandes). Si oui commence à créer tes nouveautés et à les prendre en photo.
• Si besoin, organise ton shooting photo et contacte des photographes (prend en compte les délais de livraison du photographe pour avoir les photos à temps). Tu ne sais pas comment organiser un shooting photo ? Pas de soucis, tu as des infos ici : clic !
• Si besoin, pense aux supports publicitaires à faire, comme des flyers (papiers ou virtuels?) ou des affiches. Tu sous-traites ou tu les fais toi-même? Qui dois-tu contacter, graphiste? Imprimeur? Pense au délais de livraison pour prévoir les dates de commandes.

Budgétise tout, tu dois pouvoir prévoir tes dépenses ! Et n’oublie pas, pour chaque euros dépensés pour préparer ton évènement, tu dois le récupérer en faisant des ventes pendant l’événement !

Prévois aussi ton chiffre à faire pour l’évènement, c’est über important ! Il se calcule le à part du C.A mensuel (tu ne sais pas calculer ton C.A mensuel? C’est pas grave, viens ici, je t’apprends ça). Je sais que tu as tendance à ignorer cette étape car tu as peur de ne pas atteindre tes objectifs.

Tu te dis que tu as trop peur d’être déçu(e) alors mieux vaut ne rien prévoir. Je le sais, je suis passée par là… On appelle ça la peur de l’échec, si si, c’est bien ça . Mais ce C.A a atteindre que tu vas définir  là, il n’est pas là pour la compèt’, c’est ton ami ! C’est un chiffre qui est là pour t’aider. Il est là à titre indicatif, pour que tu puisses quantifier le travail que tu devras fournir pour l’atteindre.

Par exemple, si tu as dépensé 300€ pour ton événement (comm, pub, prix de l’emplacement, de l’essence etc), il faudrait que tu rentres au moins 600€ de C.A (commercialement, on dit qu’il faut toujours rentrer minimum le double de ce qu’on a investit). Si le prix moyen de tes créations est de 30€, tu divises 600€ par 30 et tu sauras alors que tu dois faire 20 ventes à 30€ pour atteindre ton objectif de C.A! C’est pas génial ça? Ça t’aidera à prévoir comment vendre au fur et à mesure de l’évènement pour arriver à te rembourser et à te payer ! Ça t’aidera aussi à voir si tu as assez de stock pour vendre la quantité nécessaire pour ton objectif financier.

Si tu n’as pas eu besoin d’investir d’argent (ça peut arriver si tu as tout fais toi-même et que ta comm est virtuelle), prévois un C.A raisonnable pour ton évènement, pas au rabais. Tu l’ajusteras chaque année en fonction de l’année précédente.

Étape 2 : 6 semaines avant l’événement à venir

• Lance ton offre spéciale ! Fais une sorte de teaser auprès de tes clients. Parle de ton offre à venir sur ton blog et tes réseaux sociaux. A toi de choisir si tu dévoiles tout, par exemple : « pour la fêtes des mères, des réductions vous attendent sur le boucles d’oreilles trucmuche ». Ou si tu joues la carte mystère « Bientôt, une offre exceptionnelle pour La Fête des mère ».
• Ajoute une catégorie au nom de la fête à venir sur ton e-commerce si tu en as un. Mets-y ta sélection de produits ou les produits que tu as crée exprès si tu as prévu une offre spéciale. Si c’est une fête important comme Noël, change la déco de ton site ! ? Ça s’applique aussi aux boutiques qui ont pignon sur rue.
• Envois une newsletter à tes clients en annonçant ton offre spéciale ou l’événement à venir.
• Et si tu décides de ne pas faire d’offre spéciale, communique quand même autour de l’événement, ça boostera tes ventes!

Étape 3 : 3 semaines avant l’événement à venir

Relance tes clients via ton blog et les réseaux sociaux + newsletter ou en refaisant une distribution de flyers s’il t’en reste.

Étape 4 : 15 ou 10 jours avant l’événement à venir

Relance une dernière fois et explique à tes clients qu’il ne leur reste plus que quelques jours pour commander s’ils veulent avoir leur colis à temps pour l’offrir !

Dans les colis, puisque c’est pour offrir, pense à mettre un flyer et/ou une carte de visite, pour que l’heureuse/heureux élu(e) sache d’où vient son cadeau et puisse devenir un(e) client(e) si il/elle est satisfait ! Réfléchis à l’éventualité, d’offrir un chèque cadeau pour le prochain achat, soit pour l’acheteur, soit pour celui qui reçoit le cadeau, soit pour les deux.

Étape 5 : le lendemain de l’événement

Remercie tes clients pour leur confiance. Demande-leur via le blog ou les réseaux sociaux si ta création offerte en cadeau a plu, intéresse-toi sincèrement à leur histoire et répond-leur.

Bilan : 1 semaine après l’événement

Pour optimiser tes offres commerciales, il faut que tu fasses des bilans pour chacune d’entre elles afin de faire le point sur ce qui marche et ce qui ne marche pas. Je t’en parle dans un article qui sortira le 27 décembre sur le bilan de Noel !

Fais donc le bilan de cette action commerciale, comme ça à l’avenir, tu seras quoi refaire ou non pour booster tes ventes.

Pour cet article, j’ai fait un retro-planning pour une fête commerciale comme la fête des mères, mais tu peux aussi appliquer cette méthode pour organiser ta participation à une expo. C’est tout pareil, tu prépares ta comm, tu décides si oui ou non tu fais un flyer et une offre commerciale pour attirer tes clients sur ton stand etc. Sur ton site ou blog, tu prévois un espace où tu parleras de ton expo, mets cet espace en avant via un onglet sur ta page d’accueil ou dans ton menu. Quand ton expo est passée fait aussi le bilan et l’analyse qui va avec. Bref, tu fais exactement la même chose que pour organiser une fête commerciale

/!\ Ce « rétro-planning » ne peut pas s’appliquer à la St Valentin. Tu ne peux pas la préparer 2 mois avant puisque tu seras en plein rush de Noël ! Adapte tes délais à la réalité de ton quotidien, sinon tu risques de te perdre.

Voilà, maintenant tu as toutes les cartes en main pour organiser ton année 2019 et tes événements, y’a plus qu’à !

Pour t’aider à bien choisir tes expos, je t’ai écris un article sur le sujet ici : CLIC et un autre pour t’aider à créer ton stand qui fait vendre : CLIC.